Sefas Innovation accompagne Citizen’s Financial Group dans la modernisation de son processus de création de documents.
Citizen’s Financial Group gère un patrimoine de 159 milliards de dollars, ce qui en fait un des 10 plus grands établissements financiers aux Etats-Unis en termes d’actifs et de dépôts. Propriété de RBS (la Royal Bank of Scotland Group Plc), ses agences se répartissent dans 13 Etats. Tout comme un grand nombre de banques, Citizen’s s’est développée par la croissance externe, notamment l’acquisition de Charter One, basée à Cleveland, fin 2004.
Après s’être centrée sur le traitement des problèmes cruciaux, comme le regroupement de la production des documents imprimés et du courrier dans un unique centre de production et la mise à niveau des matériels d’impression et de mise sous enveloppe au service courrier, Citizen’s a pris conscience de la nécessité de restructurer toute la production documentaire.
Complet. Après avoir mis en œuvre les méthodologies Six Sigma d'amélioration de l’entreprise, Six Sigma, Citizen’s a rapidement pu déterminer les bénéfices à court et long termes et se fixer un ordre de priorité pour ses projets.
Pour le court terme, Citizen’s a défini un ensemble de projets au niveau tactique: conversion en recto / verso des relevés, intégrité des relevés et qualité des adresses. Pour le long terme, Citizen’s devait mettre en œuvre une architecture d’excellence pour la production des documents permettant de concevoir des relevés plus complexes, d’automatiser la production de tous les documents décentralisés en les canalisant sur le Centre automatisé d'impression et d’expédition du courrier ou encore de s’appuyer sur le Traitement Automatisé des Documents (ADF), logiciel de gestion de la production qui automatise tout le processus de traitement.
Dans ce contexte, Citizen’s Financial Group a lancé un appel d’offres et évalué une douzaine de fournisseurs de logiciels pour soutenir son action de rationalisation de ses opérations. La plate-forme Open Print de Sefas est alors sélectionnée. Chaque module de la solution a alors apporté une réponse au projet défini.
Ainsi, Citizen’s s’est appuyé sur Open Print Remake pour le passage aux documents recto / verso et l’intégrité des relevés. Remake a permis tout d’abord de décomposer les pages, à l’origine en deux compositions côte à côte, d’insérer un fond contenant les conditions générales dans leur position appropriée, et de reséquencer les pages en recto / verso.
Le module Producer de Sefas a pour cela été interconnecté avec le logiciel Mail Factory Kern afin de connaître l’état des machines de mise sous enveloppe et d’assurer le suivi des tâches et des courriers.
Pour la mise en œuvre du projet sur la qualité des adresses, Citizen’s a eu recours à Delivery, le module d’optimisation des flux des informations imprimées. Delivery a été conçu pour fusionner, trier et éclater les flux de données. Il utilise les index et les informations de blocs d’adresses extraits par Remake et les interfaces grâce au logiciel de préparation postale pour les tiers, afin de corriger, valider, mettre à jour et pré-trier le courrier.
Enfin, pour assurer en interne les demandes de crédits, les documents devaient être remodélisés. Citizen’s a eu recours à Open Print MiddleOffice.
MiddleOffice est un outil global de conception et de composition orienté vers l’objet, conçu pour la création des documents les plus complexes relatifs aux transactions. Outre la possibilité de concevoir les nouveaux documents et de les produire rapidement en interne, Citizen’s a pu facilement combiner la composition au processus de qualité des adresses de la post-composition.
Grâce à la mise en œuvre de Sefas, Citizen’s a pu élaborer un plan stratégique et le mettre en œuvre au niveau tactique. Le groupe a défini et déployé des projets qui optimisent sa compétitivité et envisage désormais de déployer un système intégral de Traitement Automatisé des Documents. Dans ce contexte, Citizen’s a retenu Producer, le système de gestion de la production de Sefas, pour en faire le cœur de son Centre de Traitement Automatisé des Documents. Producer gère le processus complet de production des documents, depuis le moment où les données sont disponibles en passant par toutes les étapes du traitement: composition, post-composition (qualité des adresses par exemple), pré-tri postal, impression, mailing et système de sauvegarde.
Depuis septembre 2006, Citizen’s a réalisé plus de trois millions de dollars d’économies directes grâce à la mise en œuvre d’Open Print:
-La conversion en recto / verso: les dépôts en données-image et en données non-image ont été convertis en duplex, se traduisant par des économies de 2,1 millions de dollars pour la banque pour le seul poste affranchissement, d’où une importante économie de papier: le passage du recto simple au recto / verso a permis de réduire la consommation de papier de 25 à 30 %.
-Qualité des adresses: les améliorations obtenues sur la qualité des adresses, la capacité du logiciel Sefas pour la préparation du bloc d'adresses, le nettoyage des données et la réintégration du bloc dans les relevés a généré de substantielles économies.
-Passage de l’externalisation à l’internalisation: le Département Crédit à la Consommation assurait les opérations de relevés en externe, mais s’est rendu compte que l’internalisation de cette opération au sein de l'Enterprise Payment Print Center de Citizen’s permettrait d’économiser 500 000 dollars en termes d’améliorations significatives de la fonctionnalité.
Cette opération concerne plus de 1 million de relevés; la possibilité d'éditer ces relevés en interne permet d’économiser entre 0,05 et 0,06 dollar par relevé envoyé.
-Support adapté aux circonstances: Citizen’s Bank met actuellement en œuvre l’outil FrontOffice de Sefas qui permettra d’automatiser les procédures pour tous les types de communications d’entreprise, allant de la simple correspondance envoyée au client jusqu’à la personnalisation complexe. Il s’ intègre aux portails Internet et transmet les documents par n’importe quel canal, comme les centres de traitement du courrier. Les utilisateurs ont également accès aux signatures numériques qui peuvent être tirées-déposées dans les grilles de lettres. L’utilisation de cet outil de correspondance injectera 58 000 correspondances supplémentaires dans le flux courant de courrier, avec des économies significatives sur les frais postaux pour Citizen’s.
Forte de ces éléments, Citizen’s Bank compte d’ores et déjà élargir le périmètre fonctionnel de la plate-forme de Sefas à d’autres domaines afin de diminuer encore ses coûts et d’offrir un meilleur service à ses clients.
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