Le MEDAD (ministère de l’écologie, du développement et de l’aménagement durables), devenu depuis ministère de l’écologie, de l’énergie, du développement durable et de l’aménagement du territoire, met en place des outils de supervision et de pilotage des flux d’informations issus de ses implantations en région en adoptant l’approche par les processus.
Le MEDAD emploie plus de 60 000 personnes réparties dans 5 directions centrales et 250 services en région.
Une décentralisation qui atomisait l’information Le MEDAD dispose d’une forte implantation régionale qui permet de répondre rapidement aux enjeux métiers locaux mais ne facilite pas le déploiement et le suivi de processus au niveau national. En conséquence, la direction générale de l’administration a décidé de doter le pôle Ecologie d’un centre de compétences interne dédié à l’informatique décisionnelle (tableaux de bord, indicateurs, alertes…) commun à tous les métiers, qu’ils soient transverses (RH, finances, juridique…) ou spécifiques aux missions environnement (sites naturels, risques, inondations, recherche…). L’objectif a été d’emblée clairement défini: mettre en place une infrastructure de services pour optimiser la chaîne de valeur métiers sur les processus clés du ministère.
« L’insatisfaction des utilisateurs en bout de chaîne était devenue chronique. La fiabilité des systèmes d’information centraux était contestée et de ce fait un grand nombre d’outils annexes étaient élaborés localement , notamment à base de tableur, pour traiter localement les informations », déclare Rafael Gutierrez, directeur de projet, chargé du système d’information de gestion et de pilotage (SIGP) depuis février 2007 pour la partie Ecologie.
Une définition des besoins remontée des utilisateurs
Dans un premier temps, le projet s’oriente vers la mise en place d’un programme de gestion intégré (PGI), solution qui a fait ses preuves dans les grandes entreprises dans la simplification et l’automatisation du traitement des données. Mais la diversité des attentes des différentes directions aurait nécessité de nombreuses adaptations et développements complémentaires, qui auraient finalement transformé l’outil standard en une application spécifique difficile à faire évoluer et à maintenir, sauf à réorganiser l’ensemble des directions en fonction du PGI, ce qui n’était pas souhaité.
Une enquête interne a fait ressortir que les utilisateurs désirent contribuer aux processus et détailler leurs besoins. Ils attendent d’un système de gestion d’informations de:
• récupérer l’information dans des bases de données, les logiciels existants, voire dans des tableurs
• collecter les données importantes et les stocker dans des référentiels partagés pour faciliter la prise de décision et le pilotage, tout en intégrant la dimension géographique
• restituer une information ciblée, pertinente et utilisable par tous au quotidien.
« La conclusion de cette étude interne nous a naturellement amenés à adopter une approche axée sur les processus. Nous avons d’abord lancé en mai 2007 un premier appel d’offres pour un portail d’applications décisionnelles puis. pendant l’été, un second appel d’offres dont l’objet était la conception et la mise en place d’un système de collecte et de contrôle qualité des données, sur la base d’une modélisation de processus BPMN », indique Rafael Gutierrez.
Un système d’information simplifié et urbanisé grâce à Synchrony d’Axway
En septembre 2007, le Ministère porte finalement son choix sur la plate-forme Synchrony d’Axway qui répond aux critères voulus:
• modélisation graphique des processus via BPMN (et moteur d’exécution);
• supervision BAM des processus (Business Activity Monitoring);
• plate-forme collaborative sous forme d’un portail offrant une interface simplifiée pour l’utilisateur;
• génération de formulaires intégrée;
• sécurité des échanges.
La collecte et contrôle qualité des données reposent sur les modules Synchrony Process Manager, Synchrony Gateway (passerelle de communication), Synchrony Transfer (transfert des données), Synchrony TrustedFile (sécurité) ainsi que sur Synchrony Passport, Synchrony Business Activity Management et Synchrony Integrator. Deux prototypes d’applications sont mis en place en décembre 2007: suivi des projets de recherche (service de la recherche et de la prospective) et collecte de l’état d’avancement des documents d’objectifs des sites Natura 2000 (direction de la nature et des paysages).
Un projet qui repose sur des bases claires et ouvre des perspectives
A ce jour, plusieurs projets ont été lancés, tous basés sur une architecture commune ainsi que sur la notation BPMN des processus, qui facilite le dialogue entre les équipes fonctionnelles et techniques. En effet, la méthodologie BPMN d’Axway couvre l’ensemble des phases du cycle d’ingénierie des processus métiers. De ce fait, elle permet le déploiement rapide d’un nouveau projet tout en respectant les normes et standards en cours et en optimisant les coûts de réalisation.
« L’approche par les processus que nous avons adoptée est considérée comme unique par tous les échelons informatiques du ministère que j’ai consultés. Elle concourt directement à l’amélioration du contrôle et de la qualité des flux échangés au sein du ministère car elle définit un cadre pour toutes les réalisations actuelles et futures. In fine, c’est la garantie pour les décideurs du ministère d’avoir un tronc commun sous contrôle» conclut Rafael Gutierrez.
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