En mettant en place IBM Cognos 8 Planning pour optimiser la gestion de ses charges de fonctionnement, la ville est passée d’une comptabilité générale à une comptabilité analytique en impliquant au passage tous ses agents dans une démarche de performance.
Pour dynamiser sa ville, Clermont-Ferrand s’est engagée dans des opérations d’investissement assez lourdes dans un contexte qui n’est pas toujours aisé pour les collectivités territoriales: perte de recettes dynamiques, transfert de compétences de l’Etat sur les collectivités sans pour autant garantir le financement dans la durée, etc. Afin de préserver sa marge de manœuvre, la ville s’est donc lancée dès 2002 dans une restructuration de ses processus, cherchant par tous les moyens à optimiser ses charges de fonctionnement. Cette démarche s’est accompagnée de la mise en œuvre d’IBM Cognos 8 Planning, solution d’élaboration budgétaire, qui a permis de délivrer à tous les directeurs des centres de responsabilité de la ville les informations dont ils avaient besoin pour optimiser leurs activités.
Au delà du projet informatique, une véritable transformation culturelle « Traditionnellement, l’administration a une culture du service rendu mais pas de gestion de la performance », explique José Gaydu, Directeur Organisation et Service de la Mairie de Clermont-Ferrand. « Impliquer les utilisateurs dans une démarche d’optimisation des performances constitue donc un vrai bouleversement culturel. IBM Cognos 8 Planning a facilité cette transition en proposant une ergonomie à laquelle les utilisateurs adhèrent aisément. La richesse et la finesse des informations restituées par l’application ont également contribué à la réussite de cette transformation de la ville de Clermont-Ferrand ».
Dans un premier temps, la ville s’est intéressée à l’optimisation de sa masse salariale et de ses frais généraux. En réalisant des tableaux de bord pour chaque service, elle a réussi à mettre en évidence des dysfonctionnements ou des postes pour lesquels elle pouvait réaliser des économies. Elle est ainsi passée d’une augmentation de 5% de sa masse salariale à 2% par an. En parallèle, elle a revu le fonctionnement de ses services, externalisant certaines fonctions de maintenance et d’entretien des bâtiments, optimisant la constitution de ses équipes, de son parc de véhicules, etc.
Forte de ce premier succès, Clermont-Ferrand attaque aujourd’hui la seconde phase de son projet: « Grâce à IBM Cognos 8 Planning, nous avons optimisé tout ce qui pouvait l’être dans chaque service. Nous entrons aujourd’hui dans une phase plus transversale de notre projet, où l’information va être partagée entre les services pour mieux gérer les priorités de la ville. Ou, en d’autres termes, IBM Cognos 8 Planning nous a déjà permis d’optimiser notre masse salariale, maintenant il va nous permettre en plus d’optimiser le redéploiement de notre personnel et en fonction des besoins de chaque instant. Le tout sans heurts, la simplicité et la convivialité de l’outil ayant largement contribué à l’adhésion des utilisateurs à cette démarche d’une culture de la performance », conclut José Gaydu.
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