La CERP de Rouen est la plus importante coopérative de pharmaciens en France et l'une des toutes premières en Europe. Outre son activité de répartition pharmaceutique, le groupe CERP Rouen, qui réunit plus de 3 500 collaborateurs répartis sur plus de 29 sites en France, est composé de plusieurs filiales dédiées au service du pharmacien d'officine: activité dépositaire (Eurodep), maintien à domicile (Oxypharm), médicaments vétérinaires (Cedivet), informatique officinale (Isipharm) et un département Export.
Afin de répondre aux contraintes réglementaires de son activité qui imposent à la CERP de mettre à la disposition de l’ensemble de ses collaborateurs une information précise sur « les bonnes pratiques de la distribution », le groupe décide de s’appuyer sur un outil informatique collaboratif lui permettant à la fois de publier aisément le contenu de ces dispositions mais également de le rendre accessible à tous ses collaborateurs au travers d’un portail documentaire commun. Dans le cadre de ce projet, l’outil proposé devait impérativement être facile d’accès et simple à utiliser (car exclusivement adressé à des Directions fonctionnelles et collaborateurs non informaticiens, que se soit au niveau de l’administration comme au niveau de la consultation). La solution sélectionnée devait également être compatible avec les différents environnements utilisés en interne et chez les clients en officines: 700 PC sous Windows et Internet Explorer et 700 clients légers sous Linux et Firefox .
Au croisement de ces éléments, la solution Docport de Créatis s’est rapidement positionnée comme une réponse appropriée. Directement intégrée au sein de système d’information de la CERP sans ajustement spécifique, Docport a permis de créer aisément le premier portail documentaire de la CERP couvrant les problématiques réglementaires liées à la publication des bonnes pratiques de la distribution. Très simple d’utilisation, le portail récupère directement des documents aux formats hétérogènes (Word, PDF, image…), les indexe, les convertit puis les rend accessibles dans le portail. Un travail de constitution du fond documentaire et de l’ergonomie du portail avait préalablement était réalisé.
Fort du succès de ce premier déploiement, de nombreuses Directions fonctionnelles comme la DAF ou encore la DRH du siège ont d’ores et déjà utilisé Docport pour créer leur propre portail documentaire et échanger et partager leurs informations au niveau des agences locales (contrats de travail, suivi financier….). Aujourd’hui 7 portails documentaires ont été créés qui totalisent plus de 6 000 documents. Au niveau de l’accès aux informations, certaines zones sont réservées à des utilisateurs prédéfinis qui peuvent accéder à des informations sortant du domaine public (notamment au niveau financier). L’utilisation des portails a également permis de centraliser les informations et d’éviter des communications complexes entre le siège et les agences (plus d’envois périodiques de rapports papiers ou électroniques). Tout est centralisé sur un portail accessible 24/24 et 7/7.
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