La dématérialisation est trop souvent perçue comme une contrainte qui pèse sur l’acheteur public. Deux ans et demi après sa mise en œuvre, le taux de réponse par voie électronique est encore marginal (de 1 à 2%). Plusieurs obstacles sont fréquemment mis en avant: l’hétérogénéité des plate-formes, le certificat électronique, l’organisation interne, l’équipement informatique, la confiance dans le procédé,… L’autre raison de fond est que telle qu’elle a été construite, la dématérialisation ne s’applique qu’au support et se réduit presque à un transfert de la charge de l’impression papier, de l’acheteur vers le fournisseur pour le cahier des charges et du fournisseur vers l’acheteur pour l’offre. En privilégiant le contenant, son transfert sécurisé et sa signature, la dématérialisation a oublié l’essentiel: l’information.
Car même obtenu de manière dématérialisée, que d’opérations manuelles à réaliser pour exploiter un cahier des charges ou analyser une offre: impression papier, saisie des données dans les procès-verbaux, rapports d’analyse pour l’acheteur, et pour les entreprises, ressaisies dans les propositions commerciales et outils de CRM, compléter les formulaires, quand ceux-ci ne sont pas eux-mêmes protégés en écriture.
Pour redonner sa réelle valeur ajoutée à l’outil informatique, l’aide au traitement de l’information et à la décision, il convient de mettre l’information au premier plan: le prix proposé et les caractéristiques de l’offre. La « dématérialisation 2.0 » passe donc par l’interopérabilité.
-L’interopérabilité, un enjeu majeur pour les hôpitaux, explique le CHU de Bordeaux
Comme le souligne le CHU de Bordeaux lors de son intervention à l’O.E.A.P., les achats annuels des 52 membres du Groupement de Coopération Sanitaire UNI-HA qui représentent 45% du marché hospitalier public français représentent 5,5 milliards d’euros par an en dépenses de fonctionnement. Le CHU de Bordeaux lance 1000 nouveaux marchés par an dont certains comptent 650 lots et 2000 lignes de références produit: la saisie manuelle des offres des entreprises sur ce type de marché peut représenter une charge d’un mois en temps plein.
Redéployer ce temps sur la prospection des fournisseurs et l’analyse approfondie des offres est un enjeu majeur pour améliorer la performance de l’achat public. La solution réside dans les échanges avec les fournisseurs et l’exploitation de l’information échangée. Ces échanges doivent être sécurisés, lisibles et dématérialisés et doivent pouvoir s’intégrer sans ressaisie dans les outils d’analyse des offres; c’est la raison pour laquelle le CHU de Bordeaux s’est engagé à promouvoir MIO, le format standard des Marchés InterOpérables élaboré pour les médicaments et les dispositifs médicaux.
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