L’OPAC Vosges choisit SIS-ePP, module de dématérialisation, pour ses appels d’offres: objectif zéro papier L’OPAC Vosges a sélectionné SIS, éditeur de logiciels dédiés au secteur public, et sa solution SIS-ePP pour dématérialiser tous ses appels d’offres. Cette gestion électronique des appels d’offres comprend aussi bien la consultation que la dépose d’offres en ligne. L’OPAC Vosges s’est engagé dans la dématérialisation, à la fois par souci de l’environnement, mais aussi dans une recherche de performance et surtout de simplicité pour les entreprises.
La dématérialisation: une opportunité à saisir
module de dématérialisation,L’OPAC (l’office public de l’habitat) Vosges compte 17 700 logements répartis sur 112 communes, logements qui sont occupés par 10% de la population du département. L’OPAC Vosges a passé 670 marchés en 2007, ce qui représente une masse de papier considérable.
« Si on alignait toutes ces feuilles de papier, on obtiendrait une distance de 300 km, et si on pouvait les empiler, la hauteur atteinte serait deux fois celle de l’Arc de Triomphe soit 110 mètres. » indique Régis Courroy responsable achat à L’OPAC Vosges L’OPAC Vosges qui entend utiliser la dématérialisation pour faire disparaître les dossiers papiers sélectionne SIS-ePP en janvier 2008, notamment pour son ergonomie, et lance sa plate-forme de dématérialisation.
« La dématérialisation est une chance et non une contrainte. Non seulement nous œuvrons pour l’environnement, mais en plus les démarches sont simplifiées et sécurisées. » déclare Régis Courroy responsable achat à L’OPAC Vosges Au-delà de l\'obligation réglementaire, la dématérialisation est un moyen de faciliter l\'accès à la commande publique et la communication entre acheteurs et entreprises. Cela permet de réaliser des économies en frais de papier ou transmission, et de contribuer ainsi à la démarche de développement durable.
SIS-ePP
SIS-ePP est un logiciel de troisième génération conforme avec le code des marchés de 2006 et régulièrement mis à jour sur l’aspect juridique. SIS-ePP a été crée dans le cadre d’une obligation réglementaire pour fournir un outil 100% dématérialisation. SIS-ePP raccourcit les cycles d’achats et offre un stockage optimal des données, il a été spécialement conçu pour être accessible et simple d’utilisation. Le module SIS-ePP, est disponible sous forme de licence, en mode autonome ou interfacé avec la gamme SIS M@rchés.
Gestion électronique des appels d’offres
L’OPAC des Vosges dispose d’un site internet unique qui grâce à une navigation rapide et un simple téléchargement permet de retirer les dossiers de consultation. Ainsi les nombreux dossiers papier d’appel d’offres ont disparu, la dématérialisation est un atout indiscutable car certains dossiers sont vraiment volumineux. En plus de la consultation des dossiers, avec SIS-ePP, il est possible de répondre à un appel d’offre de manière électronique. L’OPAC Vosges encourage, bien évidemment, le dépôt d’offres en ligne.
« Aujourd’hui plus de 90% des dossiers sont consultés en ligne, ce qui valide notre choix de SIS-ePP, les entreprises elles-mêmes sont séduites par la facilité et la rapidité d’accès aux dossiers d’appels d’offres. Par contre, le téléchargement est encore insuffisant et très peu d’offres sont déposées en ligne, nous devons nous appliquer à ce que cela évolue. » précise Régis Courroy.
Un partenariat renforcé avec les entreprises « Notre but est d’aider les entreprise, c’est pourquoi nous proposons des services en ligne gratuits, des ateliers de formation, des cas pratiques… » ajoute Régis Courroy.
OPAC Vosges a mis en place une série de services en ligne à destination des entreprises pour les accompagner dans toutes leurs démarches. Ce service en ligne se compose de:
- un système d’alerte électronique pour être informé en temps réel des opportunités.
- une fiche synthétique pour aller rapidement à l’essentiel pour chaque appel d’offres.
- chaque appel d’offres ainsi que son cahier des charges est consultable 7jours/7.
- les formulaires sont régulièrement tenus à jour.
- un coffre fort électronique est disponible pour répondre en toute sécurité à un appel d’offre.
- les résultats sont publiés en ligne.
« La transition du papier à l’électronique n’allait pas de soi et pouvait poser quelques problèmes pour les très petites entreprises. Aujourd’hui tous les acteurs sont unanimes, c’est un succès complet, revenir en arrière serait inconcevable. » conclut Régis Courroy responsable achat à L’OPAC des Vosges.
Outre l’OPAC Vosges, Le module SIS-ePP a été choisi par l’OPAC sud (Marseille), le tunnel du Fréjus, Le centre hospitalier de la cote basque, la communauté urbaine de Lille ainsi que les transports Lillois.
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