Premier assureur paritaire de personnes en France, le groupe AG2R-ISICA doit gérer des millions de documents liés à son activité: contrats entreprises, retraites des particuliers,… Chaque semaine, ce sont près de 50 000 nouveaux documents qui sont créés et générés par l’assureur.
Le besoin: un accès rapide et sécurisé à un important volume d’informations.
« Depuis 3 ans, le nombre de documents gérés par nos services est passé de 5 à 16 millions, ce qui est considérable, surtout lorsque l’on sait qu’ils ne doivent pas uniquement être stockés, mais aussi consultés», explique Dominique Devoto, responsable du service document d’AG2R-ISICA dans le département intégration de Franck Le Bohellec. « Il devenait impératif de pouvoir disposer d’une plate-forme et d’une solution de GED qui puissent évoluer avec nous et avec l’augmentation exponentielle et quotidienne de nos documents ».
Les collaborateurs d’AG2R-ISICA qui ont besoin d’accéder quotidiennement à ces informations doivent par ailleurs pouvoir le faire de manière sécurisée, afin de préserver la confidentialité des données des assurés. Autre paramètre essentiel pour les utilisateurs: la rapidité et la simplicité d’accès aux documents, afin de pouvoir traiter les demandes des particuliers et des entreprises en un minimum de temps.
La solution:
RS2i, intégrateur présent depuis plus de 12 ans sur le marché de la GED a mis en place une plate-forme pour l’ensemble du groupe AG2R-ISICA basée sur le logiciel Global 360, une solution d’optimisation et de gestion des processus d’entreprise, accessible en mode web Java/J2EE.
Autre contrainte: disposer d’une application qui puisse être améliorée au fur et à mesure de l’évolution des obligations légales qui régissent les documents comme les contrats d’assurance ou de retraite. Pour répondre à cette exigence, RS2i accompagne au quotidien AG2R-ISICA et fait évoluer en permanence la solution de GED afin qu’elle soit conforme au niveau légal.
Des fonctions de recherche et de consultation facilitées.
L’apport pour les collaborateurs de la caisse de retraite AG2R-ISICA est notable :
- un accès rapide et sécurisé à l’ensemble des documents, dans le respect des règles de confidentialité de certaines données, notamment celles à caractère médical,
- une interface utilisateur facile d’accès et personnalisée: elle donne accès aux documents en fonction du profil de l’utilisateur,
- un mode de recherche ou de navigation simple et intuitif,
- un transfert des documents facilité entre les différents centres, et permettant d’éliminer tout transfert physique des documents papier,
- l’automatisation de certains processus métier, qui se déclenchent dès qu’un nouveau document est enregistré dans la GED.
« Et nous constatons surtout la réduction du stockage de documents papier, que nous ne sommes plus obligés de conserver physiquement et qui, outre un espace important, nécessitaient une gestion complexe », ajoute Dominique Devoto.
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