Désireux d'améliorer l'efficacité de ses processus comptables, le Groupe Rémy Cointreau (chiffre d'affaires exercice 2007-2008: 816 millions d'euros) investit dans une solution ReadSoft, conjointement avec la mise en oeuvre de son nouvel environnement SAP. Adressant les filiales françaises du Groupe, ce projet de dématérialisation va permettre d'automatiser le traitement de 70 000 factures fournisseurs par an. La plate-forme ReadSoft doit entrer en production en avril 2009.
La problématique
""La dématérialisation, poussée très loin, offre un remarquable potentiel d'optimisation de la comptabilité fournisseurs"", explique Eric Bourdarias, Chef de projet chez Rémy Cointreau. En supprimant le papier de nos flux nous allons donner à l'ensemble des acteurs concernés - au sein et en dehors des départements comptables - la possibilité de travailler directement à partir de fichiers images. Les gains de productivité pourront s'exercer à chaque étape du cycle de vie de la facture, depuis sa numérisation à l'arrivée jusqu'à son règlement et son archivage"".
Le projet de dématérialisation doit aussi permettre de mieux répondre aux contraintes de contrôle interne. « Nous voulons pouvoir suivre la facture tout au long du processus: savoir à tout moment où elle se trouve dans le circuit, quel est son statut, quelles sont les opérations qui ont été effectuées et par qui » précise Hervé Bourdelais - responsable des comptabilités tiers au sein de Rémy Cointreau..
Solution adoptée
La solution ReadSoft inclut les modules Invoices, Invoices Cockpit (l'atelier de traitement des factures dans SAP) et le workflow d'approbation Webcycle. Celui-ci permet, via une interface web, de présenter au bon interlocuteur l'image de la facture, afin qu'il traite le litige et finalise le processus d'enregistrement dans SAP.
Rémy Cointreau a également retenu le module Reporter. Cet outil de reporting va leur permettre d'analyser en temps réel toutes les données relatives au traitement de leurs factures.
« Nous avons choisi la solution ReadSoft pour sa couverture fonctionnelle, pour son intégration native à SAP et pour son ergonomie. Nous avons d'ailleurs fait participer quelques utilisateurs à la phase d'avant projet qui nous ont confirmé la convivialité de l'outil et sa facilité d'utilisation », souligne Eric Bourdarias.
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