Le Rectorat de l’Académie de Paris a pour mission d’assurer le pilotage et la gestion administrative des structures d’enseignement localisées sur son département et de promouvoir auprès d’elles et du grand public le « projet académique » visant à maintenir la cohérence des objectifs d’éducation et de formation de la maternelle à l’université. Sur l’année 2007-2008, cette vaste mission concernait plus de 772 écoles, 375 établissements scolaires et 7 universités.
« Du fait de l’ampleur de notre action, nous avons toujours eu à gérer une masse de données très importante mais, ces dernières années, avec la généralisation de l’usage d’internet, celles-ci ont eu tendance à se développer de façon exponentielle », déclare M. Savvas Panayiotou, DSI du Rectorat de Paris. « En effet, poursuit-il, aujourd’hui, rares sont les établissements scolaires ou de formation à ne pas disposer d’un site internet. Même au sein du Rectorat, de nombreux services détiennent leur propre site. Ce qui, indépendamment de la redondance des contenus, accentue considérablement les risques d’erreur et de déperdition de l’information, qui peuvent se révéler autrement plus pénalisants. »
La gestion de l’information et du contenu est, ainsi, devenu un enjeu particulièrement stratégique pour le Rectorat de Paris: d’une part, il s’agit de préserver la légitimité de sa mission d’information en garantissant la validité du contenu mis en ligne et, d’autre part, de renforcer l’image de l’Académie auprès de ses interlocuteurs.
Le Rectorat de Paris recherchait donc une solution qui lui permette de créer son portail d’informations intra-académique et de gérer son contenu de façon autonome.
Par ailleurs, pour les nombreux corps de métiers mis en jeu (inspecteurs scolaires, directeurs d’établissements, professeurs…), le rectorat souhaitait mettre en place des « espaces collaboratifs » envisagés comme des lieux d’échanges et d’accès à des outils de travail développés spécifiquement pour chaque métier. « Le Rectorat de Paris s’inscrit dans une démarche de promotion des TICE (Technologies de l’Information et de la Communication pour l’Enseignement) auprès des établissements scolaires. Il est donc tout à fait naturel, qu’en tant que prescripteurs, ses collaborateurs en deviennent des consommateurs avertis et voient leurs conditions de travail optimisées grâce à des outils innovants », souligne M. Savvas Panayiotou.
A la suite d’une étude menée par le Rectorat de Paris, plusieurs solutions de portail collaboratif sont sélectionnées et testées en local. C’est l’offre JCMS de Jalios qui se révèle être la solution la plus adaptée par rapport aux exigences du projet et qui sera donc retenue.
Le Rectorat sélectionne également Micropole-Univers Consulting, pour l’aider dans sa démarche de refonte de l’ensemble des sites web. M Savvas Panayiotou explique: « Nous recherchions un produit qui permette d’aller très vite dans la mise en œuvre. Pour cela, il fallait que celui-ci soit très simple d’utilisation tout en proposant de nombreuses fonctionnalités, favorisant la pérennité et la diversification de l’information. En ce sens, JCMS de Jalios représentait, de loin, le meilleur rapport qualité/prix. Il nous fallait également un partenaire connaissant bien la solution et capable d’apporter une assistance multidisciplinaire. Avec Micropole-Univers, nous avons bénéficié d’une équipe à l’écoute, soucieuse d’apporter une réponse fiable et concrète, notamment lorsqu’il a fallu résoudre les nombreuses problématiques liées au SSO (Single Sign On). » Autre axe de travail: l’accompagnement du projet qui devait impérativement rencontrer l’adhésion de l’ensemble des agents du Rectorat. Cela a exigé un important travail de communication, en amont. « C’était l’une des principales difficultés du projet », se rappelle M. Savvas Panayiotou. « Il était indispensable de parvenir à expliquer et à démontrer en interne les intérêts et les avantages du portail intra-académique… principalement auprès de ceux qui allaient devoir participer à son entretien ou l’utiliser régulièrement. » Dans le cas présent, il s’agissait de mettre en avant une meilleure qualité d’information, une plus grande transversalité ainsi qu’une plus grande autonomie des services. « En ce qui concerne cette tâche délicate, nous avons été grandement aidé par le produit lui-même: à l’issue de chacune des démonstrations de la solution JCMS, cette dernière faisait l’unanimité tant par sa facilité d’utilisation que par la richesse de ses fonctionnalités », rapporte M. Savvas Panayiotou.
La décentralisation de l’entretien des contenus a également participé à une meilleure appropriation de l’outil en interne. Dans chaque service du rectorat, des collaborateurs ont été sollicités pour contribuer aux mises à jour. Ils sont encadrés par des « Responsables d’espaces », chargés de veiller à la bonne cohérence de la ligne éditoriale. « Cette méthodologie s’avère, en outre, être la plus efficace pour conserver le caractère authentique et vivant de l’information », constate M. Savvas Panayiotou. Car la qualité de l’information revêt désormais une importance primordiale pour le Rectorat de Paris, qui à l’instar des entreprises de services souhaite apporter un soin tout particulier à l’accueil de ses visiteurs. « Grâce à cet outil, nous sommes désormais en mesure de délivrer une information pertinente à des publics ciblés », se félicite M. Savvas Panayiotou. « D’ailleurs, dans un souci d’amélioration continue, il a été décidé que les groupes de travail, ayant permis de recenser les besoins en terme de contenu pendant la mise en place du projet, soient maintenus après sa mise ligne. » Une première version du portail académique du Rectorat de Paris a été mise en ligne en mars 2008. On peut y trouver des informations destinées au grand public ainsi que deux espaces collaboratifs (inspecteurs scolaires et personnels de direction). Par la suite, d’autres espaces (Conseiller d’orientation, secrétaires, enseignants, services académiques…) devraient être intégrés progressivement.
D’ici 3 ans, lorsque le portail sera complet, le Rectorat de Paris ambitionne même d’intégrer sous une nomenclature uniformisée les établissements scolaires qui le souhaiteraient.
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