Le Conseil Général du Vaucluse intervient sur 6 grands domaines de compétences permettant l’équilibre du territoire: les services de proximité et les équipements, l’environnement, le soutien à l’économie, l’emploi, l’aide aux personnes et l’accès aux sports et à la culture.
Le Conseil Général du Vaucluse (CG 84) compte 26 directions avec un effectif total de 2500 personnes. Sa particularité réside dans le fait qu’il regroupe l’informatique et le contrôle de gestion au sein d’un pôle unique. Cette transversalité a encouragé le CG84 à utiliser cette double compétence pour la mise en place d’un projet décisionnel.
La problématique
La qualité des outils de pilotage de la collectivité est une des préoccupations permanente de la Direction Générale des Services du Conseil Général. Cette mission est confiée à la Direction de l’Organisation, des Systèmes d’Information et du Contrôle de gestion. Elle s’appuie à la fois sur une approche managériale et sur une approche technique pour réaliser un système efficace d’information décisionnel qui manque encore aujourd’hui dans les collectivités. Ce constat a été mis en évidence par un groupe de travail sur les systèmes d’information décisionnels animé par l’AFIGESE, l’Université d’Aix en Provence et le CG84. L’AFIGESE (Association Finances Gestion Evaluation des Collectivités Territoriales) a fait appel à ce groupe pour piloter une enquête auprès de 400 collectivités. Après analyse, il a été constaté que les systèmes d’information décisionnels représentent un enjeu majeur pour les collectivités: 55 % des sondés se disaient insatisfaits des systèmes existants et listaient les principales causes suivantes: la diversité des systèmes de stockage d’information, le cloisonnement de ces systèmes, la difficulté de trouver les informations nécessaires….
Ces problèmes, soulevés par l’étude, s’appliquaient également au CG84 qui constatait que son système d’information était peu adapté à la problématique de pilotage (tableaux de bord…), nécessaire à son bon fonctionnement. Il est en effet essentiel de structurer en amont le système d’information pour permettre au contrôle de gestion de fournir des données à jour, sans retard et partageables avec l’ensemble des directions.
Pour trouver la solution adéquate, le CG84 s’est lancé dans une démarche décisionnelle et a fait appel à des compétences extérieures. Un appel d’offres a ainsi été lancé pour trouver un acteur capable de proposer un système efficace et adapté aux problématiques métiers d’une collectivité.
Choix du prestataire
Le Conseil Général du Vaucluse a lancé un appel d’offres avec un cahier des charges très précis: le CG84 souhaitait opter pour une plate-forme de Business Intelligence et privilégier des compétences métiers plutôt que techniques.
GFI Informatique a remporté cet appel d’offres pour son expertise métier et sa maîtrise des besoins des collectivités, mais aussi pour sa connaissance des solutions déjà implémentées au sein du Conseil Général avec Astre RH et Astre Finance (de GFI Informatique). Les équipes décisionnaires ont en effet jugé cette connaissance comme un réel avantage pour la mise en œuvre.
Ce projet de déploiement d’une informatique décisionnelle soutient la politique de modernisation de l’administration engagé dans le Vaucluse au travers d’outils de pilotage communs.
Solutions mises en place
Le Conseil Général du Vaucluse a choisi de focaliser tout d’abord son action sur les données relatives à la gestion financière, la gestion sociale et la gestion des ressources humaines. Ces données représentent un volume conséquent d’informations à hiérarchiser et à organiser. Après avoir retenu la plate-forme de Business Object, le CG84 a fait appel à GFI Informatique pour le déploiement de celle-ci et la mise en place du système décisionnel complet avec:
- un entrepôt de données: hiérarchisation et organisation des données,
- un ETL (Extract-Transform Load): module de synchronisation des informations,
- un système de restitution sous forme de tableaux de bord,
- un portail: chaque employé s’y connecte et y trouve les informations qui lui sont nécessaires et accessibles suivant sa fonction.
Dans un premier temps, GFI Informatique s’est vu confier la mission de déployer le portail décisionnel du Conseil Général et de l’alimenter avec les données financières, RH et sociales.
A ce jour, trois projets décisionnels sont en cours de déploiement:
- L’outil financier permettant le pilotage budgétaire: les tableaux de bord contiennent des informations financières synthétique, un suivi opérationnel (facturation, délais de paiement, fournisseurs), un système d’alerte, une navigation dans l’ensemble de la chaîne d’information, offrant un outil complet et efficace aussi bien pour un responsable financier qu’un directeur financier. Au total, 120 indicateurs de pilotage ont été retenus.
- L’outil de ressources humaines: il couvre l’ensemble des domaines RH: effectif, mobilité, masse salariale, absenteisme, formation, action sociale et présente des indicateurs de pilotage pour chaque direction, et d’autres plus spécifiques pour le DRH. Cela représente 100 indicateurs pour cette partie.
- L’outil social: les missions sociales relevant de la compétences du CG84, des outils de pilotage sont en cours de développement avec une quarantaine d’indicateurs pour suivre l’activité au quotidien (déploiement prévu au premier trimestre 2009).
Afin d’affiner les outils de pilotage, les directions concernées ont été interrogées sur leurs besoins de pilotage au travers du recensement des questions qu’ils se posent dans leur pilotage à la fois stratégique et opérationnel. Grâce à ses questions « métier » qui ont permis d’obtenir une vision globale des attentes des différentes directions, GFI Informatique a su construire un entrepôt de données sur mesure répondant à ces besoins de pilotage.
 Pour aller plus loin sur ce sujet
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