Xerox présente le premier client EIP (Extensible Interface Platform) pour Xerox DocuShare. L’accès à la solution de gestion de contenu de Xerox se fera par l’écran tactile des multifonctions (MFP) Xerox.
Destiné aux entreprises de toutes tailles et de tous secteurs, Xerox DocuShare est un système de gestion de documents accessible par le Web permettant d’éditer, de gérer et de distribuer aisément les documents. Développé en Allemagne par la société Thomas Gabel Consulting GmbH, le nouveau client EIP, permet d’exécuter tous les processus documentaires depuis les MFP Xerox, permettant ainsi aux entreprises d’augmenter la productivité et de réduire leurs coûts.
Un développement rapide
En 2007, Xerox dévoile ses premières solutions logicielles et un nouveau programme développeurs pour EIP. Installé sur des MFP, il permet de gérer les processus métier et les workflows les plus complexes. Dans le cadre d’un accord de développement, Xerox fournit alors gratuitement une suite d’outils de programmation aux développeurs. En seulement un an, l’entreprise reçoit près de 1000 demandes de téléchargement du kit. Au niveau mondial, les clients peuvent ainsi choisir parmi 19 solutions logicielles compatibles avec la plate-forme EIP, laquelle est à présent disponible sur 21 MFP Xerox.
Le système DocuShare EIP est une parfaite illustration de la façon dont EIP est utilisé dans une application de gestion de contenu. Cet outil transforme n’importe quelle imprimante MFP Xerox en un élément clé d’un processus métier et de gestion de contenu. Pour obtenir un accès personnel sécurisé, l’utilisateur entre ses informations de connexion DocuShare sur l’écran tactile, et comme pour DocuShare il n’accède qu’aux informations auxquelles ses droits lui donnent accès. Une fois connecté, il peut se déplacer dans la structure de gestion de contenu DocuShare et accéder à toutes les fonctions standards de gestion des documents:
• naviguer à travers la structure documentaire de DocuShare,
• lancer une recherche plein texte,
• ajouter de nouveaux documents via numérisation,
• consulter les propriétés d’un document, le pré-visualiser en format HTML à l’écran avant éventuellement de l’imprimer ou bien même ajouter par numérisation une nouvelle version à un document.
• impression instantanée sur l’imprimante MFP
• Enfin il peut initialiser un workflow DocuShare et l’associer à un document qu’il vient de numériser.
Un exemple de scénario, la demande de congés
Dans les grandes entreprises, les demandes de congés sont parfois un processus complexe chronophage et générateur de paperasserie. Le demandeur doit se procurer le formulaire adéquat auprès des ressources humaines, le remplir, le signer, et le retourner au service concerné qui le renvoie, à son tour, au salarié après validation.
DocuShare EIP simplifie considérablement ce processus: les documents, numérisés et conservés dans une partie centrale du système de gestion de contenu, sont à la disposition des salariés en fonction d’un droit d’accès préalablement déterminé par le système. L’employé entre alors son ID utilisateur sur le MFP de son choix et peut ensuite accéder à tous ses documents sur le système.
Le salarié sélectionne le formulaire de demande de congés via DocuShare EIP, puis l’imprime directement depuis le MFP. Une fois rempli et signé, il peut ensuite le numériser, pour être transmis automatiquement au processus métier de demande de congés. Tous les services concernés par la demande sont alors informés et le traitement de la demande, c’est-à-dire la vérification, l’autorisation et l’enregistrement dans le service d’établissement des fiches de paie s’effectue de façon totalement automatique, selon une séquence prédéfinie.
 Pour aller plus loin sur ce sujet
|
|
