Depuis 2 ans, EDF, le plus grand client SAP en France, a choisi FreeMind for Invoices d'Itesoft pour traiter automatiquement 1,5 millions de factures
Intégration à SAP et adaptation à l’organisation de EDF
C’est en 2006 que EDF choisit la solution Itesoft.FreeMind for Invoices pour dématérialiser, traiter et intégrer automatiquement 1,5 millions de factures fournisseurs à terme. Ce recours à la dématérialisation s’inscrit dans une stratégie globale de réorganisation et d’optimisation des fonctions administratives. La solution de Itesoft doit ainsi s’intégrer au nouvel ERP, SAP, choisi par EDF et contribuer à la réussite de la mise en place d’un Centre de Services Partagés comptable.
« Après avoir assaini et simplifié nos processus Achats et Approvisionnements autour de SAP − ce qui nous a permis notamment de bâtir un référentiel de données centralisé et unique -, nous voulions dématérialiser très vite nos documents en nous focalisant dans un premier temps sur les flux internes. Itesoft a su répondre à nos exigences de démarrage rapide tout en garantissant une intégration efficace avec SAP et la gestion « multi-entités facturées » de notre CSP » rappelle Thierry Fouque, responsable du pôle Logistique au sein de la Direction Transformation Gestion Finance de EDF.
Une fois numérisées sans préparation manuelle, les factures fournisseurs sont lues et apprises automatiquement via FreeText de Itesoft (capable d’automatiser le traitement de factures provenant de 40 000 fournisseurs différents sans apprentissage manuel préalable).
Une fois vérifiées automatiquement en référence aux master data (commandes par exemple), es données comptables sont intégrées et bloquées en paiement dans SAP. En parallèle, les images sont stockées dans SAP Content Server pour une consultation native via SAP.
Des gains économiques
« Désormais, chaque facture intégrée automatiquement dans SAP est tracée et consultable immédiatement, et la qualité de nos données comptables est optimisée: c’est un gain de temps et de sérennité considérables, en particulier pour le contrôle de gestion. De plus, grâce à l’automatisation des tâches manuelles et l’élimination du recours au papier, nos coûts de traitement, de circulation des documents et de production de papier en interne (photocopies en particulier), notre performance administrative s’est largement améliorée et notre empreinte écologique significativement réduite » conclue Thierry Fouque.
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