L’Office Communautaire des Variétés Végétales (OCVV) a retenu la solution EverSuite pour gérer l’ensemble des documents liés aux droits de propriété industrielle des variétés végétales.
Basé à Angers, l’Office Communautaire des Variétés Végétales est une agence décentralisée de l’Union Européenne chargée de l'application du régime communautaire d'octroi et de protection des droits de propriété industrielle des variétés végétales.
Dans le cadre de son projet DOCMAN (DOCument MANagement), l’organisme recherchait une solution globale de gestion et d’archivage électronique à valeur probante des documents liés à la gestion des droits de propriété (rapports techniques, description des variétés, demandes de protection …).
3.000 nouveaux dossiers par an, mais aussi les documents concernant l’administration de l’organisation, sont à dématérialiser, gérer et à archiver dans le respect des obligations de sécurité, de confidentialité et d’archivage pérenne imposées par les autorités règlementaires de tutelle.
L’OCVV souhaitait également intégrer à DOCMAN, un service de « e-filing » (demande de dépôt et d’enregistrement par voie électronique) et des outils pour faciliter les échanges électroniques de messages et de documents avec les entreprises.
La solution d’Ever a été retenue pour sa capacité à gérer l’ensemble du cycle de vie des documents multicanaux (documents numérisés et bureautiques, fax, mail, contact téléphonique …), depuis leur capture jusqu’à leur archivage électronique. La conformité d’EverSuite avec les normes ISO 15489 et NF Z42-013, en matière d’archivage électronique à valeur probante, a été déterminante dans le choix de la solution, garantissant la mémoire de l’institution et ses obligations vis à vis des autorités règlementaires.
L’OCVV a également été séduit par ses fonctions de recherche et de publication sélective de l’information, en fonction des droits des utilisateurs, facilitant les échanges avec les ayant droits tout en préservant la confidentialité des données, sujet particulièrement sensible dans le domaine de la propriété industrielle.
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