Après le tapage médiatique sur la perte de courriers électroniques de la Maison Blanche il y a quelques mois, la Chambre des députés américains a proposé récemment ""La loi de conservation de messages électroniques"", un projet de loi qui expose de nouvelles règlementations sur la conservation des courriers électroniques, des messages vocaux et d'autres enregistrements électroniques d’organismes gouvernementaux. Cette proposition de nouvelle loi, qui va de pair avec la proposition du ‘Canadian Securities Administrator’ (CSA) plus tôt cette année sur le stockage et la récupération des courriers électroniques pour les organismes financiers, laisse suggérer le début d'un mouvement vers une réglementation plus stricte des informations électroniques.
François Provost, Directeur France et Europe du Sud de GFT inboxx, spécialiste européen de solutions d’archivage unifié, fait les commentaires suivants:
« Dans le contexte d’une économie mondiale, nous sommes sujets à des règles gouvernant des domaines tels que le stockage d'informations électroniques, mais jusqu'à présent nous n'avons jamais vu de règlements aussi spécifiques.
Par exemple, les propositions du CSA, en déclarant explicitement que des organismes financiers doivent ""rapidement"" fournir des messages aux régulateurs si besoin, ont de ce fait automatiquement surenchéri en termes d‘exigences auxquelles les organismes doivent répondre en matière de stockage des informations.
Ce n’est pas étonnant que les entreprises restent désorientées sur ce qui constitue la conformité avec ces règlements et particulièrement dans le cas du projet de loi sur le courrier électronique de la Maison Blanche, soucieux de respecter la vie privée du personnel. D’un point de vue pratique, il est clair qu’afin d’augmenter le potentiel de réussite de ces règlements, il est nécessaire d’éduquer le personnel sur la mise en place de politiques, par exemple, et définir quelles informations doivent être archivées ou non. Mais les organisations ont clairement un long chemin à parcourir pour arriver à ce point car une enquête récente de GFT inboxx, a découvert que 40 % des organismes financiers ne définissent pas le temps de conservation des informations.
En fin de compte, une conformité plus stricte des informations électroniques ne peut être qu’une bonne chose, mais pour que ce soit vraiment réussi, les organismes doivent comprendre clairement ce qui doit être fait et comment des technologies, comme l’archivage, peuvent les aider à faire face à ces nouvelles réglementations.""
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